Adressen-Zusammensetzung

Die Datengruppe der Adresse beinhaltet folgende Eingabefelder:

·         Anrede

·         Name 1 bis Name 3

·         Straße

·         Lkz-Plz Ort

·         Land

·         Postfach

·         PLZ Postfach

·         Briefanrede

·         Suchname

Die meisten Felder der Gruppe erklären sich von selbst. Auf Besonderheiten ist bei folgenden zu achten, um unerwünschte Ergebnisse in Listenausdrucken oder Bildschirmanzeigen zu vermeiden (z. B. wird die Anrede für Korrespondenz aus „Anrede“ + „Name1“ gebildet!):

Anrede

Tragen Sie an dieser Stelle lediglich eine passende Anrede ein: Firma, Frau, Fräulein, Herr etc.
Verwenden Sie diese Zeile nicht für Angaben, die in die Folgezeilen gehören, denn sonst kann dies in einigen Listen zu ungewollten Ergebnissen führen.

Name 1 bis Name 3

Tragen Sie hier Vorname(n) und Nachname von Privatpersonen (z. B.: Elke Luise Meier) oder den Namen der angeschriebenen Firma (z. B.: Müller Bau AG) in gewohnter Form in die Zeile „Name 1“ ein.

Die Folgezeilen dürfen nur ergänzende Angaben erhalten (z. B.: Maurermeister, Drehautomaten, Abteilung XYZ, etc.).

Lkz-Plz Ort

Dieses Feld beinhaltet gleich drei Informationen: Länderkennzeichen, Postleitzahl und Ort. Länderkennzeichen und Postleitzahl werden per Bindestrich voneinander getrennt.

Beispiel:          D-56765 Musterdorf

Die Landeskennung ist unbedingt notwendig. Sind Sie mit dem Kürzel eines bestimmten Staates nicht vertraut, können Sie das Suchverzeichnis öffnen und daraus den Eintrag entnehmen.

Land

Das Feld „Land“ wird - dem Länderkennzeichen folgend - automatisch gefüllt, wenn dies in den Basisdaten so eingestellt wurde.
Sie können die Vorgabe jedoch jederzeit überschreiben bzw. ins leere Feld selbst eine Eingabe machen. Dies könnte z.B. dann nötig sein, wenn Sie erreichen möchten, dass das Land in der jeweiligen Landessprache geschrieben wird. Die Vorgabe "Großbritannien" würden Sie dann mit "Great Britain" überschreiben.

Achtung: Wenn Sie die Adresse um einen Ansprechpartner ergänzen und direkt an ihn adressieren, so wird Ihre Korrespondenz an diese Person gerichtet und die Adresse dementsprechend gestaltet.

Postfach

Hier tragen Sie die Nummer eines Postfaches ein, an das der Schriftverkehr erfolgen soll.

PLZ Postfach

Die Postleitzahl des Postfaches wird in einem separaten Feld erfasst.

Briefanrede

Die Briefanrede setzt sich grundsätzlich aus zwei Teilen zusammen:

1.	allgemeine Floskel (z. B. Sehr geehrter Herr)
2.	spezifischer Kundenname (z. B. Max Müller)

Es wird automatisch eine Briefanrede vorgeschlagen, die aus den Feldern „Anrede“ und „Name „1 kombiniert wird.

Lässt die Anrede auf eine Person schließen (Herr, Frau), so wird diese Anrede mit allen Zeichen in Name 1 bis zum (von rechts nach links gelesen!) ersten Leerzeichen verknüpft.

Beispiel:

Anrede:    Herr

Name 1:   Max Müller

               führt zum Ergebnis:

               "Sehr geehrter Herr Müller"

Deutet die Anrede auf eine juristische Person (Firma) hin, lautet die Briefanrede immer

"Sehr geehrte Damen und Herren"

Akademische Titel (Prof., Dr., ...) und Adelsprädikate (von, de, ...) werden berücksichtigt, jedoch findet sich -wie allgemein üblich- nur der höchste akademische Titel in der Briefanrede wieder.

Der Vorschlag kann jederzeit überschrieben werden, z.B. wenn Sie eine persönlichere Ansprache bevorzugen.

Wenn Sie Ihre Korrespondenz direkt an einen Ansprechpartner richten, so wird die Briefanrede des Stammsatzes von dieser spezifischen Anrede überschrieben.

So würde ein Brief an die Firma "Elektronik Maier GmbH" normalerweise mit den Worten

            Sehr geehrte Damen und Herren

beginnen. Richten Sie den Brief aber direkt an einen Ihnen bekannten Ansprechpartner namens "Max Müller", so würde der Brief so beginnen:

Sehr geehrter Herr Müller

Suchname

Suchnamen werden beim Anlegen von Adressen (Kunden, Lieferanten, Ansprechpartner, sonstige Adressen ...) automatisch vom Programm vorgeschlagen, können jedoch im jeweiligen Stammsatz der Adresse überschrieben werden. Das Prinzip ist immer gleich:

Deutet die Anrede auf eine Person hin (Herr, Frau, Mrs, Signore...) werden alle Zeichen von Name 1 übernommen, bis zum (von rechts nach links gelesen!) ersten Leerzeichen.

"Max Müller" würde also auf "Müller" reduziert. Jedoch wird der Ort dem Namen hinzugefügt, womit der komplette Suchname z. B. lauten könnte: "Müller; Uhingen".

Läßt die Anrede auf eine juristische Person schließen (Firma...), wird der komplette Eintrag von Name 1 in den Suchnamen übernommen. Nur die Kürzel, die auf die Rechtsform hinweisen (GmbH, AG...) werden herausgefiltert.

Die "Müller Bau AG" hätte also den Suchnamen "Müller Bau" und hieße zusammen mit der Ortsangabe z. B. : "Müller Bau; Bonn".

Wie bereits erwähnt, kann dieser Vorschlag jederzeit im Stammsatz der jeweiligen Adresse überschrieben werden, nicht aber bei Übernahme per Suchverzeichnis gesetzt und kann dort nicht überschrieben werden.

Der aktuelle Suchname wird in einigen Masken hervorgehoben angezeigt, um falsche Datenzuordnungen zu vermeiden.

Aktenzeichen

Wenn Sie Ihren Geschäftspartner in einem Ablagesystem mit einem von der Kunden- bzw. Lieferantennummer abweichenden Aktenzeichen verwalten, können Sie dieses hier zuordnen. Dieses Kennzeichen kann als Druckvariable in Belege eingesetzt werden.

ILN

Die internationale Betriebsnummer ("International Location Number") dient der Identifikation eines Großbetriebes.
Viele deutsche Großbetriebe sind an diesen genormten Nummernkreis angeschlossen und erwarten eine entsprechende Identifikation im Rahmen des Geschäftsverkehrs.
Großbetriebe mit Betriebsstätten erhalten pro Betriebsstätte eine weitere ILN.

Bilder verwenden

Wenn vorhanden, können Sie in verschiedenen Anwendungen ein Bild, eine Zeichnung oder eine Skizze im Bitmap-Format (Dateiendung: .BMP) in ein Feld einfügen, das Bild dort speichern oder ein dort gespeichertes Bild löschen.
Mit der Funktion "Öffnen" können Sie durch die Verzeichnisstruktur Ihres Betriebssystems "wandern" und sich die im .BMP-Format gespeicherten Dateien anzeigen lassen. Die Bild-Datei, die Sie auswählen, wird separat gespeichert.
Die Funktion "Löschen" bezieht sich hier nur auf das abgespeicherte Bild; das Original wird bei Bedarf außerhalb der Programmanwendung gelöscht.
Mit der Funktion "Speichern" können Sie das gespeicherte Bild unter Vergabe eines Namens als Bitmap-Datei abspeichern, z. B. um es mit Hilfe eines Grafik-Programmes zu bearbeiten und weiterzuverwenden.

Anwendungsbeispiele:

Übernahme von Skizzen / Fotos in den Artikelstamm
Übernahme von Fotos in den Personalstamm

Datum

 

Bei der Datumseingabe haben Sie einen gewissen Freiraum: Wenn Sie beispielsweise 1.1.04 eingeben oder 01012004, so ergänzt das Programm Ihre Eingabe zur korrekten Form 01.01.2004. Ohne Jahresangabe oder mit Jahr = 0 wird das aktuelle Jahr eingetragen.

Beispiele:

Eingabe	Ergebnis im Jahr 2009
010109	01.01.2009
1.1.9	01.01.2009
1.1.10	01.01.2010
02:2	02.02.2009
119	11.09.2009
012	01.02.2009

Konto-Code

Der Konto-Code ist eine Codierungs-Ziffer, mit deren Hilfe Sie Aufwendungen und Erlöse dem entsprechenden Sachkonto zuordnen können.

Die Codierung wird vom Anwender bestimmt und schafft die Voraussetzung für das korrekte Verbuchen.

Neue Konto-Codes werden nur über die entsprechende Funktion im Modul Basisdaten angelegt (Anwahl über Basisdaten|Firmenstamm|Ergänzen|Aufbau Kontonummern).

Die angelegten Codierungen werden in verschiedenen Programmteilen abgefragt, z. B. im Kundengruppenstamm, im Warengruppenstamm, in der Einkaufsgruppe, in der Währungs-Tabelle, im Länder-Register, etc.

Ihre Konto-Codierungen müssen durch entsprechende Sachkonten abgedeckt sein. Sachkonten legen Sie an im Modul FiBu im Sachkontenstamm.

Wenn Sie in ein numerisches Schlüsselfeld die Werte 1, 100, 133 und 200 eingegeben haben, vergibtdas Programm über die Funktion "Nächste Nummer" den Wert 201.

Referenznummer

Bei Großbetrieben oder Behörden ist es oft üblich, daß Sie eine eigene Nummer bekommen, die Sie bei der Korrespondenz angeben müssen, oder sie selbst geben eine Referenznummer an, z. B. bei der Auftragserteilung an Ihren Lieferanten.

Rufnummer in Registerblättern

Register für Rufnummern dienen zum Eintrag von Telefon- und Telefaxnummern von Kunden, Abteilungen, Ansprechpartnern oder Mitarbeitern, entsprechend dem jeweiligen Programmteil.

Hier soll nicht nur der jeweilige Hauptanschluß enthalten sein; eingetragen werden können weitere Rufnummern, z. B. von Nebenanschlüssen, Abteilungsdurchwahlen, Hausapparaten, Handies etc., jeweils mit der entsprechenden Eintragung im Feld "Typ":

·         TEL            Telefon

·         FAX            Telefax

·         DAT            Datenleitung/Modem

·         MOB           mobiles Telefon

·         EML           E-Mail

·         WWW         Internet

·         FTP            File Transfer Protocol

Als Bemerkung können Sie zusätzlich hinweisen auf den Gesprächspartner, die Standortbezeichnung des Apparates, die Art des Endgerätes, Kfz-Kennzeichen für Mobiltelefone, "Hotline", oder sonstiges.

Selektionen

In Registerblättern zum Selektieren sollen Sie alle Selektionskennzeichen in einer Tabelle zusammenstellen, die im jeweiligen Zusammenhang für Sie wichtig sind.

Nach diesen Kennzeichen können Sie dann Listen und Auswertungen eingrenzen.

Sie arbeiten hier nur mit den Selektionskriterien, die Sie an anderer Stelle des Programms angelegt haben!

Wie man die Selektionen anlegt:

1.     Legen Sie zuerst die Sortierarten mit laufender Nummer an unter
Basisdaten ==> Basisdaten allgemein ==> Register Sortierung.

2.    Vergeben Sie Sortierkennzeichen und -bezeichnungen mit jeweiligem Geltungsbereich (Kundenstamm, Teilestamm, etc.) mit der Programmfunktion Basisdaten ==> Sortierkennzeichen.

Sortierkennzeichen

Das Sortierkennzeichen ist das einzige Eingabefeld auf einem solchen Registerblatt.
Es handelt sich dabei um eine Abkürzung für die Sortierbezeichnung, nach der selektiert werden soll.
Tragen Sie hier das Kurzzeichen ein, z. B.
AI für die Branche Automobilindustrie,
EI für die Branche Elektroindustrie,
oder wählen Sie die Kennung aus den Vorschlagswerten aus.

Sie können jedes Sortierkennzeichen nur einmal vergeben.

Sortierart und -bezeichnung

Beide Felder sind reine Ausgabefelder, die Ihnen anzeigen, was sich hinter dem gewählten Sortierkennzeichen verbirgt.

Die Sortierart gibt an, nach was selektiert werden kann, z. B.

Branche	=	nach Branchenschlüssel,
Größe	=	nach Beschäftigtenzahl,
Priorität	=	nach Kaufverhalten,
ABC	=	nach Alphabet,

etc.

Sortierbezeichnung ist die genauere Aufteilung der Sortierart, z. B. kann die Sortierart "Branche" zerlegt werden in

Autoindustrie	(Sortierkennzeichen AI)
Elektroindustrie	(Sortierkennzeichen EI)
Großhandel	(Sortierkennzeichen GH)

etc.

Sprache

Wählen Sie hier die Sprache aus, in der Sie korrespondieren wollen. Sie treffen die Auswahl aus den Sprachen, die Sie im Basisdaten-Modul eingegeben haben (Firmenspezifische Basisdaten, Register Divers, Sprachen-Tabelle). Sie können im Basisdaten-Modul so viele Sprachen definieren, wie Sie wollen.

Artikel- und Rabatt-Texte, Anredefloskeln u.ä. werden entsprechend dieser Einstellung zum Ausdruck von Listen und Belegen herangezogen. Dies steuern Sie im Modul Administration, Anwahl Report-Formular.

Die Standard-Vorbelegung entnimmt das Programm dem Betriebssystem Ihres Computers.

USt-ID

Die USt-ID ist die Umsatzsteuer-Nummer für Ausfuhrzwecke. Die Eingabe ist wichtig zur korrekten USt-Voranmeldung bzw. zur Optionierung auf EU-Landessteuer bzw. zur USt-Befreiung der Umsätze.

Alle Lieferungen an erwerbssteuerpflichtige Abnehmer in anderen Mitgliedstaaten der EU sind vierteljährlich per "Zusammenfassende Meldung" an die zuständige Behörde (in Deutschland: Bundesamt für Finanzen, 66740 Saarlouis) zu melden. Diese Angaben dienen zur Kontrolle der Angaben in den Umsatzsteuer-Voranmeldungen der jeweiligen Erwerber.

Fragen Sie Ihren Steuerberater nach Details.

Im Kundenstamm und im Lieferantenstamm geben Sie nur die Ziffern ein; das Landes-Kennzeichen wird aus Adresse und Ländertabelle per Programm eingespielt.

Ihre eigene USt-ID im eigenen Firmenstamm geben Sie bitte im Zuge der Basisdatenerfassung komplett mit Landeskennzeichen ein (erste zwei Stellen).

Währung

In einem Listenfeld für Währungen geben Sie die Abkürzung für die Währung an, in der Sie abrechnen möchten.

Im Modul Basisdaten definieren Sie vorher unter dem Menüpunkt „Währungen“ beliebig viele Währungen mit Abkürzungen, Bezeichnungen, Nachkommastellen, Kursen, Rundungsvorschriften ... Nur die dort eingegebenen Definitionen werden in die Auswahlliste übernommen.
Das jeweils ausgewählte Währungskürzel wird bei der Belegbearbeitung vorgeschlagen.

Manchmal - z. B. zur Definition von Preislisten - können sie mehrere Währungen auswählen, wobei die Form der Tabelle kombiniert wird: